خودکارسازی اداری
خودکارسازی اداری یا اتوماسیون اداری (به انگلیسی: office automation) مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادلهٔ اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می‌شود. مهندسی اتوماسیون (automation engineering) رشتهٔ دانشگاهی مرتبط است.[۱][۲]
بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و مؤسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این مؤسسات به طریقهٔ سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظهٔ خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده است.
سامانه‌های خودکارسازی اداری یا همان اتوماسیون اداری با استفاده و بهره‌گیری از نرم‌افزار و سیستم رایانه‌ای، راهکارهای متنوعی برای تعریف و خودکارسازی فرایندهای موجود در سازمان‌ها و شرکت‌ها ارائه می‌کند، که نتیجه بهره‌بردن از آنها کاهش وابستگی فرایندها به افراد، افزایش سرعت کارها و فرایندها، کاهش بروز خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است.
نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم‌ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش‌کاری سنتی را دنبال می‌کنند به‌صورتی واضح‌تر نمود پیدا می‌کند.
بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از روش‌های سنتی استفاده می‌کنند، با مشکل شفافیت پایین ارتباطات روبه‌رو هستند و هرچه تعداد پرسنل و ابعاد سازمان یا شرکت افزایش یابد، میزان شفافیت در ارتباطات کاهش خواهد یافت و در نتیجه معضلاتی همچون فساد، پیگیری ضعیف کارها و فرایندها، عدم وجود نظم، کنترل و مدیریت ضعیف ارتباطات و سلسله‌مراتب را در سازمان‌ها و شرکت‌ها به همراه دارد. با پیاده‌سازی سامانه‌های خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) امکان مدیریت ارتباطات به صورت کنترل‌شده، تسهیل‌شده و شفاف فراهم می‌گردد. اتوماسیون اداری یا سامانهٔ خودکارسازی اداری مجموعه ایی از ابزارهایی هست که برای ساده‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار طراحی شده و توسعه یافته است.
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و …) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.
برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:
- درگاه سازمانی
- کارپوشه (کارتابل) پرسنل
- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه
- سیستم روابط عمومی
- بایگانی و آرشیو اسناد
- موتور جستجوی اسناد تحت وب
- مدیریت فرایندهای کسب‌وکار
- موتور گردش‌کار
- طراح گردش‌کار
- مدیریت صورت‌جلسه
- مدیریت دبیرخانه
- ارجاع الکترونیکی
- کتابخانه الکترونیک
- سیستم کنترل رفت‌وآمد اشخاص
- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مداربسته
- تلفن گویا
- اطلاع‌رسانی گویا
- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان
- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
- مدیریت ارسال و دریافت پیام چندرسانه‌ای
- مدیریت ارسال و دریافت فکس
- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
- دفترچه یادداشت روزانه
- گفتگو و تبادل پیغام
- مدیریت زمان‌بندی گزارش‌ها
۲۶- مدیریت و امنیت ۶لایه
- گزارش ساز پویا
- تحلیل داده‌ها در کسب‌وکار هوشمند
- فرم ساز پویا
- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب
جستارهای وابسته
منابع
- ↑ «What is an automation engineer? A growing role to address IT automation». CIO (به انگلیسی). دریافت‌شده در ۲۰۲۳-۰۵-۱۰.
- ↑ «Office Automation: Encyclopedia of Small Business». web.archive.org. ۲۰۰۶-۰۴-۲۰. بایگانی‌شده از اصلی در ۲۰ آوریل ۲۰۰۶. دریافت‌شده در ۲۰۲۳-۰۵-۱۰.